Cần vài trăm bao thư để gửi hợp đồng, báo giá, công văn hay hồ sơ, nhưng không muốn đặt dư hàng nghìn chiếc rồi để tồn kho? Hoặc bạn là shop, thương hiệu, đơn vị tổ chức sự kiện, đang cần phong bì in logo riêng cho thiệp mời, voucher, quà tặng?

Với những đơn như vậy, in bao thư kỹ thuật số là hướng đi chủ động hơn về số lượng, nội dung lẫn thời gian nhận hàng.

Tại In Nhanh Lê Bảo, khách hàng đặt in bao thư, phong bì lấy liền từ 100 cái, đủ khổ: bao thư thường 10,5x23cm, A5, A4, bao thư cửa sổ hoặc khổ riêng theo yêu cầu. Logo in được từ 1 đến 4 màu, dùng cho cả mẫu văn phòng đơn giản lẫn hệ nhận diện nhiều màu. Từ kiểm file, in, bế, dán đến hoàn thiện, các khâu này phối hợp ngay tại xưởng Tân Phú, nên đơn số lượng ít vẫn linh hoạt và dễ theo tiến độ.

Bao thư là gì?

Bao thư (hay phong bì) là ấn phẩm dùng để đựng thư, báo giá, hợp đồng, công văn, hồ sơ hoặc thiệp mời gửi cho khách hàng, đối tác.

Trong doanh nghiệp, bao thư thường được in thêm logo, tên công ty, địa chỉ, hotline, email, website, vừa bảo vệ tài liệu bên trong, vừa là một phần của bộ nhận diện văn phòng.

Đây cũng là sản phẩm được gọi bằng nhiều tên: in bao thư, in phong bì, bao thư công ty, phong bì doanh nghiệp, bao thư có logo.

Các loại bao thư phổ biến

Từ thư, báo giá, hợp đồng đến thiệp mời, mỗi loại tài liệu lại hợp với một kiểu bao thư riêng.

Chưa biết chọn loại nào? Chỉ cần xác định hai điều: tài liệu bên trong kích thước bao nhiêu, và có được phép gấp hay không.

Bảng kích thước bao thư phổ biến

Xưởng in bao thư kỹ thuật số theo các kích thước chuẩn dưới đây, khổ riêng nhận làm theo yêu cầu:

Kích thước theo quy cách phổ biến, có thể thay đổi theo yêu cầu. Giá báo theo kích thước, loại giấy, số màu in và số lượng, giá gốc tại xưởng và đã gồm VAT.

Chọn loại bao thư theo nhu cầu

Bao thư lớn hơn không đồng nghĩa với chuyên nghiệp hơn. Loại phù hợp nhất là loại vừa với tài liệu bên trong, thuận tiện khi đóng gói, và đúng với cách người nhận sẽ dùng nó.

Nếu chưa chắc nên chọn loại nào: tài liệu gấp ba thì dùng bao thư thường, cần giữ nguyên khổ thì chọn bao thư A4, còn gửi hàng loạt nên dùng bao thư cửa sổ để khỏi phải ghi lại địa chỉ trên từng cái.

Nhiều doanh nghiệp đặt bao thư cùng giấy tiêu đề, name card và folder, để logo, màu sắc, bố cục đồng bộ qua mỗi lần gửi hồ sơ.

Chọn giấy gì để in bao thư?

Chất liệu giấy ảnh hưởng đến cảm giác khi cầm, màu sắc sau in, khả năng viết lên, hình thức và chi phí. Giấy đắt hơn không đồng nghĩa với phù hợp hơn.

Gửi báo giá, công văn, hợp đồng hàng ngày thì Ford 100-120gsm là lựa chọn hợp lý nhất: dễ viết, chi phí dễ chịu. Cần cảm giác mộc, gần gũi cho shop, quán cà phê hay thương hiệu handmade thì chọn Kraft. Muốn bao thư thể hiện rõ màu sắc, hình ảnh thương hiệu thì dùng Couche. Còn thiệp mời, quà tặng, sự kiện cần cảm giác cao cấp thì nên chọn giấy mỹ thuật.

In logo bao thư 1 màu hay nhiều màu?

Không phải logo càng nhiều màu thì bao thư càng đẹp. Nên chọn dựa trên chính bộ nhận diện.

In logo 1 màu hợp khi logo đơn sắc, thiết kế tối giản, bao thư dùng hằng ngày, hoặc muốn giữ bố cục gọn. Các màu như đen, xanh hay đỏ vẫn tạo nhận diện tốt nếu logo và thông tin được bố trí rõ.

In logo 2-4 màu hợp khi logo có nhiều màu, màu sắc là yếu tố nhận diện quan trọng, bao thư có thêm đồ họa, hoặc cần giữ đúng bộ branding. Với in kỹ thuật số, xử lý thiết kế nhiều màu linh hoạt hơn và phù hợp với các đơn số lượng không quá lớn.

Vì sao nên in bao thư có logo?

Bao thư là một trong những thứ đầu tiên người nhận nhìn thấy. Phong bì trắng mua sẵn vẫn đựng được tài liệu, nhưng in thêm logo và thông tin doanh nghiệp, mỗi lần gửi thư cũng trở thành một điểm chạm thương hiệu.

Với báo giá, hợp đồng, hồ sơ, thư mời hay chứng từ gửi đối tác, người nhận nhận ra doanh nghiệp trước cả khi mở thư. Dùng chung logo, màu nhận diện, font và cách bố trí thông tin với giấy tiêu đề, name card giúp hình ảnh doanh nghiệp thống nhất hơn.

Số lượng bắt đầu từ 100 cái nên doanh nghiệp không cần in dư chỉ để đáp ứng một đơn lớn, hợp cho cả những đợt mới đổi địa chỉ, đổi hotline hay chỉ cần cho một sự kiện ngắn.

Vì sao xưởng in kỹ thuật số hợp với đơn bao thư số lượng ít, cần gấp?

Xưởng chuyên in kỹ thuật số, xử lý tốt các đơn không cần số lượng lớn nhưng cần nhanh và cần đúng. Đây là thế mạnh chính của Lê Bảo.

Khách hàng bắt đầu từ 100 cái, không phải tính nhu cầu dùng nhiều tháng hay nhiều năm rồi mới dám đặt. Khi đổi địa chỉ, hotline, website, phòng ban hay chiến dịch, file cập nhật ngay cho lần in sau, không phải chờ dùng hết lô cũ mới sửa được thông tin sai.

In kỹ thuật số cũng hợp với đơn nhiều phiên bản: cùng một bộ nhận diện nhưng cần bao thư riêng cho phòng kinh doanh, phòng nhân sự, từng chi nhánh hay từng sự kiện. Với file chuẩn, quy cách thông dụng, xưởng đưa vào sản xuất nhanh; bế, tạo nếp, dán nằm trong cùng một quy trình khép kín tại xưởng, nên đơn cần gấp vẫn kiểm soát được tiến độ.

Khi số lượng tăng đến một mức nào đó, phương án khác, như in offset, có thể tối ưu chi phí hơn; gặp trường hợp này, xưởng sẽ tính lại và trao đổi trước với khách, thay vì mặc định áp một công nghệ cho mọi đơn hàng.

Thời gian in bao thư lấy liền

Xưởng đặt tại 863 Trường Chinh, P. Tây Thạnh, Q. Tân Phú. Thời gian thực tế phụ thuộc số lượng, kích thước, giấy, số màu, kiểu bao thư, công đoạn bế dán, thời điểm duyệt file và khu vực giao hàng.

Bao thư quy cách đơn giản, số lượng ít, là nhóm xử lý nhanh nhất.

Đơn cần thêm thời gian khi làm cửa sổ, dùng khổ riêng, giấy đặc biệt, số lượng tăng, nhiều phiên bản, hoặc quy cách gia công phức tạp hơn. Nếu cần dùng vào một ngày cố định, nên gửi file và thời điểm cần nhận ngay từ đầu để xưởng kiểm tra lịch sản xuất.

Quy trình in bao thư khép kín tại xưởng

Một ưu điểm của mô hình xưởng trực tiếp: các công đoạn không chỉ dừng ở khâu in. Bao thư cần đi qua nhiều bước để từ một tờ giấy in trở thành thành phẩm hoàn chỉnh.

Đặt in bao thư trong 3 bước

Nhìn từ phía khách hàng, quy trình khá gọn:

Chưa có file hoàn chỉnh? Có thể tham khảo dịch vụ in nhanh và thiết kế combo branding.

Vì sao chọn In Nhanh Lê Bảo?

Xưởng trực tiếp tại 863 Trường Chinh, P. Tây Thạnh, Q. Tân Phú, TP.HCM.

Chuyên xử lý đơn in kỹ thuật số. Lê Bảo tập trung vào các nhu cầu số lượng ít, cần nhanh, nhiều phiên bản, thường xuyên cập nhật file, đặt lại theo từng đợt, cũng chính là nhóm nhu cầu phù hợp nhất với bao thư doanh nghiệp.

Nhận từ 100 cái. Không cần dự trữ hàng nghìn phong bì nếu chưa dùng đến. Hợp với công ty nhỏ, văn phòng đại diện, shop, startup, hay một chiến dịch ngắn hạn.

Quy trình gia công đồng bộ. Bao thư không chỉ cần in mà còn phải bế, tạo nếp và dán. Phối hợp các công đoạn này ngay tại xưởng giúp dễ kiểm soát file, kích thước, tiến độ và thành phẩm.

Kiểm tra file trước khi sản xuất. Các lỗi có thể phát hiện từ file được soát trước khi lên máy, đặc biệt với logo, địa chỉ, hotline, email, website.

Làm được nhiều ấn phẩm cùng bộ. Ngoài bao thư, doanh nghiệp có thể đặt chung giấy tiêu đề, name card, folder, để màu sắc và nhận diện đồng nhất hơn.

Câu hỏi thường gặp về in bao thư, phong bì

Mười câu khách hỏi nhiều nhất khi đặt in bao thư:

In bao thư lấy liền mất bao lâu?

Đơn số lượng ít, quy cách đơn giản và file đã chuẩn có thể xử lý trong ngày ở một số trường hợp. Bao thư cửa sổ, giấy đặc biệt, khổ riêng hoặc đơn nhiều công đoạn cần thêm thời gian. Mốc cụ thể được xác nhận khi xưởng nhận đủ file và quy cách.

In bao thư tối thiểu bao nhiêu cái?

Xưởng nhận từ 100 cái. Số lượng này phù hợp với doanh nghiệp muốn in theo từng đợt thay vì dự trữ quá nhiều.

Bao thư thường kích thước bao nhiêu?

Khổ phổ biến là 10,5 x 23cm, vừa giấy A4 gấp ba. Nếu cần giữ nguyên giấy A4, chọn bao thư A4 24 x 34cm.

In logo lên bao thư được bao nhiêu màu?

Theo quy cách dịch vụ, in được 1-4 màu. Logo đơn sắc thì dùng 1 màu. Logo nhiều màu vẫn giữ đủ màu để đúng bộ nhận diện.

Bao thư công ty nên chọn giấy gì?

Ford 100-120gsm là lựa chọn phổ biến với bao thư văn phòng. Cần phong cách mộc thì chọn Kraft. Cần thể hiện hình ảnh hoặc nhiều màu thì cân nhắc Couche. Giấy mỹ thuật hợp với các mẫu cần hình thức đặc biệt hơn.

Vì sao nên in bao thư kỹ thuật số?

Hợp khi số lượng ít, cần nhanh, cần nhiều phiên bản, thông tin có thể thay đổi, hoặc không muốn tồn kho nhiều. Đây cũng là công nghệ được Lê Bảo ưu tiên cho nhóm đơn bao thư số lượng vừa và nhỏ.

Nếu cần số lượng rất lớn thì sao?

Xưởng dựa trên số lượng và quy cách thực tế để tính phương án. Nếu đơn hàng tiệm cận ngưỡng mà một phương án sản xuất khác, như in offset, mang lại chi phí tốt hơn, khách sẽ được tư vấn trước khi chốt. Mục tiêu là chọn giải pháp phù hợp với đơn thực tế, không cố định một công nghệ cho mọi số lượng.

In bao thư giá bao nhiêu?

Giá phụ thuộc kích thước, giấy, số lượng, số màu, kiểu bao thư và gia công. Cần quy cách cụ thể mới báo chính xác được.

Chưa có file thiết kế có đặt in được không?

Có. Bạn gửi logo, tên công ty, địa chỉ, hotline, email, website, màu nhận diện. Xưởng hỗ trợ bố trí theo chính sách áp dụng cho từng đơn, rồi gửi khách duyệt trước khi in.

File in bao thư nên chuẩn bị thế nào?

Ưu tiên file logo dạng AI, PDF, EPS, theo hệ màu phù hợp. Nếu chỉ có ảnh logo chất lượng thấp, nên gửi trước để xưởng kiểm tra khả năng sử dụng.