Quy trình in theo yêu cầu đi qua nhiều khâu: tư vấn, báo giá, thiết kế, in, gia công rồi giao hàng. Khâu nào cũng cần một phần dữ liệu của khách hàng, nên In Nhanh Lê Bảo có trách nhiệm bảo vệ phần dữ liệu đó.

Với dịch vụ in kỹ thuật số sản xuất theo yêu cầu riêng, thông tin khách hàng gửi tới không chỉ là số điện thoại, mà còn gồm file thiết kế, logo, nội dung in, địa chỉ giao hàng và các dữ liệu cần để hoàn thành đơn.

Chính sách này quy định rõ sáu nội dung: xưởng thu thập những gì, dùng cho mục đích nào, xử lý file khách hàng gửi ra sao, chia sẻ trong trường hợp nào, lưu trong bao lâu, và khách hàng có những quyền gì.

Đơn vị thu thập và quản lý thông tin

Mọi yêu cầu liên quan đến thông tin cá nhân hoặc dữ liệu đã cung cấp, khách hàng gửi về các kênh trên.

Xưởng thu thập những thông tin nào

Phạm vi thông tin xưởng tiếp nhận phụ thuộc vào cách khách hàng liên hệ và loại dịch vụ sử dụng.

Thông tin liên hệ gồm họ tên, tên công ty hoặc đơn vị, số điện thoại, email, địa chỉ, địa chỉ giao hàng và thông tin người nhận hàng. Xưởng tiếp nhận nhóm dữ liệu này khi khách hàng gửi form trên website, gọi hotline, nhắn Zalo, gửi email, yêu cầu báo giá, đặt hàng, yêu cầu giao hàng hoặc gửi phản hồi, khiếu nại.

Thông tin về đơn hàng

Thông tin đơn hàng gồm sản phẩm cần in, kích thước, số lượng, chất liệu, số trang, nội dung, màu sắc, yêu cầu gia công, thời gian cần hàng, địa chỉ giao nhận và thông tin xuất hóa đơn nếu khách hàng có yêu cầu. Đây là nhóm dữ liệu cần thiết để xưởng tư vấn và báo giá chính xác.

Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin phục vụ việc tư vấn, sản xuất và hoàn thành đơn hàng, không cần thêm dữ liệu ngoài phạm vi đó.

File thiết kế và nội dung khách hàng gửi

File thiết kế và nội dung in là nhóm dữ liệu đặc thù của dịch vụ in theo yêu cầu. Nhóm này gồm file AI, PDF, hình ảnh, logo, file Word, bảng dữ liệu, nội dung name card, danh sách tên nhân viên, mã QR, thông tin sản phẩm, file bao bì, file catalogue, tài liệu nội bộ và các nội dung khác cần đưa vào sản phẩm.

Xưởng sử dụng các file này cho đúng những khâu của đơn hàng: kiểm tra file, tư vấn quy cách, báo giá, thiết kế hoặc dàn trang, gửi mẫu duyệt, in, gia công, xử lý khiếu nại và hỗ trợ đặt lại sản phẩm.

Xưởng xử lý những thông tin đó trong phạm vi cần để thực hiện đơn hàng. Khách hàng gửi dữ liệu của người khác cần bảo đảm mình có quyền sử dụng và cung cấp dữ liệu đó cho mục đích in ấn theo quy định.

Mục đích sử dụng thông tin

Xưởng sử dụng thông tin khách hàng cung cấp cho một hoặc nhiều mục đích sau:

Thông tin tiếp thị và chăm sóc sau đơn hàng

Xưởng có thể gửi thông tin về sản phẩm, dịch vụ, chương trình hoặc nội dung chăm sóc khách hàng khi khách hàng đã đăng ký, đồng ý nhận, hoặc khi pháp luật cho phép.

Khách hàng có thể yêu cầu ngừng nhận bất cứ lúc nào qua hotline hoặc Zalo 0909 52 52 37, hoặc email baogia@inlebao.com. Việc từ chối nội dung tiếp thị không ảnh hưởng tới các thông báo cần thiết cho đơn hàng đang thực hiện.

Thông tin thu thập qua website

Khi khách hàng truy cập website, một số thông tin được ghi nhận qua biểu mẫu hoặc công cụ kỹ thuật trên trang.

Tại biểu mẫu yêu cầu tư vấn hoặc gọi lại, khách hàng cung cấp thông tin sản phẩm, họ tên, số điện thoại và email. Xưởng chỉ sử dụng các dữ liệu này để liên hệ và xử lý yêu cầu.

Website cũng có thể dùng cookie hoặc công cụ đo lường để duy trì hoạt động của trang, phân tích cách người dùng đọc nội dung, đo hiệu quả bài viết, cải thiện trải nghiệm và hỗ trợ hoạt động tiếp thị trong phạm vi cho phép. Dữ liệu kỹ thuật ghi nhận có thể gồm loại thiết bị, trình duyệt, trang truy cập, thời điểm và nguồn truy cập. Khách hàng quản lý hoặc xóa cookie qua cài đặt trình duyệt, lưu ý rằng tắt một số cookie có thể khiến vài chức năng của website hoạt động không đầy đủ.

Xưởng có bán thông tin khách hàng không

Không. Lê Bảo không mua bán, trao đổi hay chuyển nhượng dữ liệu cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại.

Thông tin chỉ được sử dụng trong phạm vi nêu tại chính sách này, hoặc trong các trường hợp pháp luật cho phép.

Khi nào thông tin có thể được chia sẻ

Để hoàn thành một đơn hàng, dữ liệu cần đi qua một số bộ phận và bên liên quan. Nguyên tắc áp dụng là mỗi bên chỉ nhận đúng phần dữ liệu cần cho công việc của mình:

File khách hàng có được dùng làm hình ảnh quảng cáo không

Việc khách hàng gửi file để thực hiện một đơn hàng không đồng nghĩa với việc đồng ý cho xưởng sử dụng file đó vào mục đích quảng cáo.

Thiết kế, hình ảnh sản phẩm, logo, thành phẩm có thông tin nhận diện hoặc nội dung thuộc đơn hàng chỉ được dùng cho hồ sơ năng lực, bài viết, mạng xã hội và hoạt động truyền thông khi xưởng có quyền sử dụng cùng sự đồng ý của khách hàng.

Đơn hàng cần bảo mật riêng, khách hàng báo ngay khi gửi đơn để hai bên xác nhận phạm vi xử lý.

Thời gian lưu trữ thông tin

Xưởng lưu thông tin trong thời gian cần thiết cho các mục đích sau:

Thời hạn lưu khác nhau tùy loại dữ liệu và mục đích sử dụng. Khi dữ liệu không còn cần cho mục đích xử lý và pháp luật không yêu cầu hay cho phép lưu tiếp, xưởng xóa, hủy, khử nhận dạng hoặc xử lý theo quy trình tương ứng.

File in cũ có được lưu để khách hàng đặt lại không

Đặt lại là nhu cầu thường gặp: name card in thêm hộp mới, bao thư bổ sung, decal đặt tiếp đợt sau, catalogue tái bản, sổ và hộp làm lại đúng mẫu cũ.

Vì vậy một số file cùng thông tin đơn hàng được lưu trong thời hạn cần thiết để tìm lại đơn cũ, đối chiếu quy cách, in bổ sung hoặc xử lý hậu mãi.

Khách hàng có thể yêu cầu xóa file hoặc dữ liệu không muốn lưu nữa, trong phạm vi pháp luật cho phép và sau khi các nghĩa vụ liên quan đến đơn hàng đã hoàn tất.

Quyền của khách hàng với dữ liệu cá nhân

Theo quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân, khách hàng có các quyền sau đối với dữ liệu của mình:

Một số yêu cầu có thể bị giới hạn khi xưởng cần tiếp tục lưu hoặc xử lý thông tin để hoàn thành hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ tài chính, lưu chứng từ theo luật, giải quyết tranh chấp, đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, hoặc các trường hợp khác pháp luật quy định.

Rút lại sự đồng ý có xóa toàn bộ dữ liệu ngay không

Không. Rút lại sự đồng ý chỉ tác động đến hoạt động xử lý dựa trên chính sự đồng ý đó.

Những hoạt động đã thực hiện hợp pháp trước thời điểm rút lại vẫn giữ hiệu lực, và dữ liệu xưởng phải lưu theo căn cứ pháp luật khác thì vẫn được lưu. Chứng từ giao dịch, thanh toán, hóa đơn, hồ sơ kế toán và hồ sơ khiếu nại đều thuộc nhóm phải lưu đủ thời hạn theo quy định.

Cách yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin

Khách hàng gửi yêu cầu qua email baogia@inlebao.com hoặc hotline và Zalo 0909 52 52 37, kèm các thông tin sau:

Để bảo đảm người gửi đúng là chủ thể dữ liệu, người đại diện hợp pháp hoặc người có quyền yêu cầu, xưởng có thể đề nghị cung cấp thêm thông tin xác minh. Yêu cầu được xử lý theo quy định pháp luật hiện hành và theo tính chất của dữ liệu liên quan.

Bảo mật thông tin trong quá trình sản xuất

Xưởng áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật để hạn chế truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, thất thoát, sửa đổi, tiết lộ hoặc phá hủy dữ liệu ngoài ý muốn.

Trong một xưởng in, dữ liệu không chỉ nằm trên website mà đi theo suốt chuỗi sản xuất: nhận file, kiểm tra file, duyệt mẫu, in, gia công, kiểm tra thành phẩm rồi giao hàng. Vì vậy quyền truy cập file và thông tin đơn hàng chỉ mở cho người hoặc bộ phận thực sự cần dùng ở từng khâu.

Khách hàng nên làm gì để bảo vệ dữ liệu của mình

Khách hàng có thể chủ động giảm rủi ro cho dữ liệu của mình bằng ba việc:

Xử lý khi có sự cố liên quan đến dữ liệu

Khi phát hiện sự cố có nguy cơ ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, xưởng kiểm tra phạm vi ảnh hưởng, xác định nguyên nhân và xử lý theo mức độ. Các biện pháp có thể áp dụng gồm:

Dữ liệu của người khác trong file khách hàng gửi

Doanh nghiệp đặt in thường gửi file chứa dữ liệu của nhân viên, khách mời, học viên, khách hàng, đại lý hoặc đối tác. Name card cho cả phòng ban, sổ in tên từng người nhận, thẻ nhân viên, thư mời và tài liệu sự kiện đều thuộc nhóm này.

Trong các trường hợp đó, khách hàng chịu trách nhiệm bảo đảm mình có quyền cung cấp và sử dụng dữ liệu cho mục đích đặt in. Xưởng chỉ xử lý dữ liệu theo yêu cầu của đơn hàng và không sử dụng cho mục đích khác nếu không có căn cứ hợp lệ.

Thay đổi chính sách bảo mật

Chính sách có thể được cập nhật khi quy trình hoạt động, website hoặc quy định pháp luật thay đổi. Phiên bản mới nhất luôn được đăng tại chính trang này, kèm ngày cập nhật ở đầu trang để khách hàng đối chiếu.

Liên hệ về bảo mật thông tin

Khi có câu hỏi, yêu cầu hoặc phản ánh liên quan đến dữ liệu cá nhân, khách hàng liên hệ:

Khi gửi yêu cầu, khách hàng cung cấp đủ thông tin để xưởng xác định đúng dữ liệu hoặc đơn hàng cần kiểm tra.